Collectivités locales : acheter une prestation de conseil

Les métiers du conseil n’appartiennent pas aux professions réglementées ou protégées. Par conséquent, il existe un nombre infini de manières de pratiquer le métier de consultants. Il est d’autant plus nécessaire de bien préparer son achat de conseil pour garantir le meilleur choix qui puisse vous satisfaire.

Acheter du conseil : qu’est-ce que c’est ?

Pour bien choisir, il est nécessaire de bien comprendre ce qu’un consultant est susceptible de proposer.

Que puis-je attendre d’un consultant ?

Le conseil va apporter une aide à la réflexion pour répondre à un problème donné rencontré par son client. Il peut s’agir d’un problème d’ordre juridique, technique, financier, commercial ou d’organisation et de management…

Le consultant va vous aider à traiter votre problématique et vous accompagner jusqu'au but que vous aurez fixé avec lui.

Le consultant peut faire, vous aider à faire ou faire avec vous.

Le consultant vous apporte son regard d’expert sur le problème que vous lui soumettrez. Il va vous proposer une manière d’aborder le problème nourrie de son expérience. Il exprime son offre sous la forme d’une méthode de résolution de la question posée (note méthodologique).

Quel est le prix d’une prestation de conseil ?

La construction du prix

La méthode proposée par le consultant entraine pour lui un temps de travail à vous consacrer, c’est ce temps qui constitue l’essentiel de son prix. Il est complété par les frais de déplacement et frais de bouche directement liés au contrat (et souvent inclus dans le prix de journée du consultant).

Le prix de l’offre est directement lié au prix de journée de chaque consultant intervenant sur la mission (ce prix journalier est en général fonction de l'expérience du consultant et de sa séniorité) et du nombre de jours d’intervention.

Derrière le prix global d'une mission de conseil, il y a une quantité de travail induite par la méthode proposée : revoir le prix à la baisse signifie revoir la méthode.

La méthode proposée est un guide tout au long de la mission mais n’est pas un carcan. Si au cours de la mission, la méthodologie proposée ne permet plus, du fait de l’évolution du contexte, d’atteindre les résultats escomptés, il appartient au consultant de réorienter son approche par

Sa capacité à rendre compte de l’évolution de ce qu’il constate qui pourrait justifier de changer l’approche préconisée

La fongibilité des jours vendus, il doit pouvoir proposer d’utiliser différemment le temps vendu dans un volume identique pour maximiser le bénéfice pour son client

Son savoir-être de conseil qui doit lui permettre d’apporter tout le recul nécessaire dans ses constats y compris dans sa capacité à se remettre en cause dans son approche

Quelle garantie de sa prestation ?

Le consultant doit apporter les garanties de sa prestation sur sa capacité à mener à bien la mission, il a une obligation de moyens et non de résultats. Plusieurs éléments doivent vous permettre d’en juger :

Ses compétences,

Ses références,

La composition de l’équipe, du cabinet,

La philosophie du cabinet,

Mais aussi les certifications professionnelles éventuelles

Comment exprimer mon besoin ?

Rédiger un cahier des charges.

Le cahier des charges va permettre d’exprimer la question que vous voulez soumettre au consultant. C’est sur la base de ce cahier des charges qu’il rédigera la note méthodologique. Il peut être intéressant de décrire dans le cahier des charges les points suivants :

Le contexte de la collectivité : la présentation de l’environnement et les raisons qui motivent la collectivité à s’intéresser à la question

Les résultats attendus de l’étude à mener : la situation que vous voulez atteindre et l’aide que vous attendez.

La ou les personnes référentes du dossier et l’interlocuteur privilégié du consultant.

Les instances décisionnelles que vous souhaitez mobiliser dans l’étude : élus, directeurs généraux, directeurs, etc.

Le délai de réalisation attendu.

Phasage et déroulement du marché

Les prestations forfaitaires à décomposer en :
- Tranche ferme représentant le besoin dont vous êtes sûr de bien définir les contours
- Tranche conditionnelle pour les prestations en option susceptibles d’être demandées (affermies) en fonction des résultats de la tranche ferme.
Les prestations sous forme de Marché à bons de commande :
- Les besoins seront définis au fur et à mesure de l’avancement
- Cette forme de contractualisation peut être adaptée en complément des prestations forfaitaires.
- Le chiffrage de référence est alors donné par un budget « maxi » et un prix de journée d’intervention pouvant varier en fonction des profils proposés (Directeur de projet / chef de projet ou consultant sénior/ consultant / consultant junior / …)
Les obligations de formalisme de la consultation à partir du 1er janvier 2020
- Au-dessus de 40 000€ HT, la consultation doit utiliser le formalisme de mise en concurrence prévu par le code des marchés et par les règles internes de la collectivité
- En-dessous de 40 000€ HT, la consultation peut prendre une forme de simple consultation de plusieurs prestataires sans publicité préalable.

Comment juger l’offre remise ?

Quels critères utiliser pour juger l’offre ?

Deux critères sont couramment utilisés :

Qualité technique de l’offre : elle peut être évaluée sur la base de la note méthodologique rédigée par le consultant. Cette évaluation peut s’appuyer sur :
- La qualité des intervenants
- Le pragmatisme de la note méthodologique
- La qualité des livrables
- Les références similaires
- La philosophie d’action du cabinet qui sera un gage de bonne entente avec le ou les consultants
Le prix proposé par le consultant peut être décomposé en deux sous-critères :
- Le prix global qui donne le coût global de l’étude pour la collectivité
- Le prix de journée qui illustre le coût unitaire (et donc comparable) du consultant.
La notation de la proposition écrite peut, le plus souvent, ne pas suffire à étayer le choix du consultant avec lequel travailler. L’importance de la qualité de la relation inter-personnelle qui doit s’établir entre les acteurs du projet et le prestataire recommande de recevoir en audition les consultants susceptibles d’être retenus. Une telle audition est à prévoir dès le début de la consultation, elle peut avoir pour objet d’affiner la compréhension de l’offre et éventuellement d’ajuster la démarche proposée.